La tecnica del pomodoro e il Deep Work

La tecnica del pomodoro è una strategia di gestione del tempo che permette di aumentare la produttività e mantenere elevato il livello di concentrazione.

“Se vuoi veramente concentrarti su qualcosa, la quantità ottimale di tempo da spendere è novanta minuti. E attenzione a non inframmezzare la concentrazione con delle interruzioni, perché ci vogliono venti minuti per recuperarla.”
(Winifred Gallagher)

A testimonianza del grande interesse che ha assunto la cronobiologia, il premio Nobel 2017 per la Fisiologia e la Medicina  è stato assegnato a Jeffrey C. Hall, Michael Rosbash e Michael W. Young, per le loro scoperte sul meccanismo molecolare che controlla il ritmo circadiano, quel particolare orologio biologico che regola il ciclo sonno/veglia durante l’arco delle 24 ore.

Oltre al più noto ritmo circadiano, nel nostro corpo esistono diversi orologi biologici (ritmi ultradiani) che governano funzioni importanti come il battito cardiaco, la frequenza di respirazione ed il ciclo dell’attenzione. Nathaniel Kleitman, fisiologo e ricercatore statunitense, ha scoperto che il ritmo ultradiano del sonno è caratterizzato da fasi di elevata attività cerebrale, della durata di circa 15/20 minuti (le fasi REM, Rapid Eye Movement), alternate a fasi di riposo profondo della durata di circa 90 minuti. Questo stesso intervallo è risultato essere correlato alle variazioni dei livelli di attenzione.

Durante il giorno le funzioni cerebrali alternano momenti di elevata attività, a momenti di riposo, e l’intervallo che le caratterizza è di 90 minuti per la fase di massima attività cognitiva, seguiti da 20 minuti di rilassamento. La diretta conseguenza di questo meccanismo è che il cervello impara meglio quando lo studio è organizzato in sessioni di lavoro ad alta intensità con durata di circa 90 minuti, intervallate da pause di rigenerazione di 20 minuti.

Il lavoro ad alta intensità di concentrazione dovrebbe coincidere con la fase di massima attività delle funzioni cerebrali e può anche non occupare tutti i 90 minuti, ma essere scomposto in intervalli più piccoli con delle brevi pause fra una sessione di lavoro e la successiva.

Il Deep Work

“La nostra attenzione non è come un palloncino che si può espandere per inglobare più cose per volta, ma può essere paragonata piuttosto a un sottile tubo, che può condurre un liquido in un’unica direzione: anziché suddividerla fra due attività, oscilliamo con rapidità tra le due, un passaggio che comporta comunque un indebolimento rispetto alla concentrazione piena.”
(Daniel Goleman)

La produttività nello svolgere un determinato compito, è direttamente correlata al livello di concentrazione che riusciamo a mantenere mentre lo svolgiamo. Cal Newport, autore del bestseller Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, è arrivato a teorizzare la formula della produttività come il prodotto fra il livello di concentrazione ed il tempo dedicato:

Lavoro fatto = (Livello di concentrazione) x (Tempo dedicato)

90 minuti di lavoro eseguiti al massimo livello di concentrazione, equivalgono a 15 ore fatte al 10% del livello di concentrazione, senza contare che ogni interruzione di rilievo richiede quasi 20 minuti di tempo affinché il cervello possa tornare ai livelli di attenzione precedenti. Questa formula è valida anche nell’ambito dell’apprendimento, ed evidenzia quanto l’abilità di mantenere alto il livello di concentrazione possa ridurre drasticamente i tempi dedicati allo studio.

Cos’è la tecnica del pomodoro

“Quel pomeriggio non potevo immaginare che, un giorno, milioni di persone in tutto il mondo avrebbero ripetuto lo stesso gesto: caricare un timer da cucina, per sconfiggere le distrazioni e raggiungere i loro obiettivi in un tempo prefissato.”
(Francesco Cirillo)

La tecnica del pomodoro è una strategia di gestione del tempo inventata dall’italo americano Francesco Cirillo, un nome abbastanza noto tra i miei “colleghi” informatici, in quanto la sua tecnica è una delle più utilizzate nell’ambito dello sviluppo di software mediante Pair Programming.

La grande intuizione di Cirillo, è stata quella di creare una metodologia in grado di sfruttare il ciclo di attività-riposo del cervello, per massimizzare l’utilizzo dello funzioni cognitive e del livello di concentrazione. Questo semplice approccio è caratterizzato da sessioni di lavoro di 25 minuti alternate a brevi pause, ed offre diversi vantaggi:

1. Obbliga una organizzazione delle attività della giornata sulla base della loro priorità, in quanto ogni sessione di lavoro deve essere dedicata ad una attività specifica.
2. Richiede un lavoro di pianificazione e di stima della durata delle singole attività.
3. Riduce il multitasking, che ha dei costi molti elevati sull’efficacia di apprendimento.
4. Rinforza le capacità di concentrazione, poiché eventuali distrazioni durante le fasi di lavoro vengono penalizzate da un azzeramento del timer.
5. Dal punto di vista psicologico ragionare in termini di pomodori risulta meno impegnativo e più gratificante.

Come funziona la tecnica del pomodoro

“Organizzando la giornata in blocchi di pensiero focalizzato, intervallati con pause di «spegnimento» del cervello, si permette alla mente di operare in modo più efficiente.”
(Jenny Brockis)

Per utilizzare la tecnica del pomodoro avrai bisogno di:

1. Un timer – Ne esistono diversi a costi molto bassi. L’importante è evitare l’utilizzo di applicazioni dello smartphone, che bisognerebbe spegnere per evitare ogni forma di distrazione.

2. Un documento “To-Do list” – Un blocco note cartaceo oppure un documento elettronico (Excel, Word), in cui riportare le attività della giornata in ordine di priorità.

Terminata la compilazione della lista delle cose da fare, la tecnica richiede di gestire sequenzialmente ogni singola attività seguendo un processo a cinque fasi:

1. Eliminare le distrazioni – Predisporre l’ambiente di lavoro cercando di eliminare ogni forma di distrazione, spegnere il cellulare e avvisare che non si vuol essere disturbati.

2. Scegliere un task – Selezionare dalla to-do list l’attività a massima priorità e stimarne l’effort in blocchi da 25 minuti. Se ad esempio la stima è di 60 minuti, questo corrisponderà a 3 blocchi di 25 minuti, in cui l’ultimo blocco presenterà un tempo residuo di 15 minuti.

3. Impostare il timer – Impostare il timer su un blocco di 25 minuti e avviarlo. Questo blocco di tempo prende il nome di “pomodoro” e generalmente rappresenta l’unita di misura del numero di sessioni di lavoro effettuate.

4. Lavorare sul task – Una volta avviato il timer, lavorare sul task cercando di mantenere focalizzata l’attenzione. Se durante la fase di lavoro si viene distratti, sarà necessario riavviare il timer. Quando l’attività si conclude, il tempo residuo del timer può essere sfruttato per verificare quanto fatto, l’importante è non iniziare una nuova attività.

5. Pausa – Terminata la sessione di lavoro sul task, tracciare sul documento della to-do list una X vicino all’attività e fare una pausa di 5 minuti. Regola fondamentale della pausa è evitare qualunque attività che richieda qualsiasi sforzo mentale. Al termine della pausa si riparte con un nuovo giro di pomodoro, ed ogni quattro pomodori è prevista una pausa più lunga di circa 20 minuti.

FAQ relative alla tecnica del pomodoro

1. Cosa fare se si viene interrotti?

Se, nonostante tutti gli accorgimenti presi, qualcosa o qualcuno interrompe la nostra sessione di lavoro, gestire velocemente l’interruzione proponendo un approfondimento in un momento successivo, azzerare il timer e ripartire con una nuova sessione di lavoro.

2. Cosa fare nelle pause?

Le pause fra una sessione di lavoro e la successiva devono essere momenti di recupero cognitivo. Evitare quindi di consultare compulsivamente lo smartphone o il pc, e impiegare la pausa per sgranchirsi le gambe e bere qualcosa.

3. Quanti pomodori fare al giorno?

I pomodori sono leve motivazionali che aiutano a mantenere focalizzata l’attenzione, ma è ciò che riusciamo a fare all’interno delle sessioni di lavoro che determina l’efficacia con cui utilizziamo il tempo a nostra disposizione. Questo significa che non devono diventare l’unità di misura della produttività giornaliera.

4. Come gestire la fine di una sessione di lavoro?

Siamo nel bel mezzo di un approfondimento e la sessione di lavoro scade. Continuare oppure fermarsi? Le indicazioni sono di fermarsi, l’effetto Zeigarnik ci aiuterà a recuperare velocemente il contesto di ciò che stavamo facendo, a patto di non impiegare la pausa con attività impegnative a livello cognitivo.

5. Come gestire il tempo residuo di una sessione di lavoro?

Capiterà spesso di terminare un’attività ed avere ancora del tempo a disposizione all’interno della sessione di lavoro corrente. In questa situazione evitare di iniziare una nuova attività, ed utilizzare il tempo residuo per verificare quanto fatto.

Rimodulare gli intervalli della tecnica del pomodoro

Con un allenamento opportuno, le durate delle fasi di lavoro indicate dallo standard proposto da Cirillo possono essere estese. Di seguito alcune variazioni elaborate nel rispetto della durata del ciclo dell’attenzione:

Oppure:

Oppure: